Assitant.e de direction

La raison d’être de la fonction :

Assister la direction dans la gestion administrative de l’entreprise, en collaboration directe avec la direction de l’entreprise et en coopération avec les autres services internes ainsi que les prestataires et fournisseurs, dans le respect des valeurs et des règles de la société, à savoir :

• Organiser et assurer les activités du secrétariat de direction
• Assurer la gestion administrative du personnel ouvrier, employé, intérimaires,…
• Encodage des factures en coordination avec la fiduciaire
• Assurer la gestion administrative de tout type de contrats (achats/leasing/renting/…)
• Assurer les approvisionnements notamment des matières premières, produits, matériaux auprès des fournisseurs,…
• ….

Responsabilités et tâches principales : 

Organisation et gestion du secrétariat de direction/général 

• Être le point de contact de l’entreprise 
• Assurer l’accueil des visiteurs et gérer les salles de réunion et le catering;
• Développer un système efficace de rangement et de conservation des documents
• Traiter des notes, courriers, PV de réunions, rapports et participer à la gestion de certains dossiers ;
• Gérer et coordonner les agendas : organisation de rendez-vous, réunions, déplacements, réservations, …
• Participer à l’organisation d’évènements en lien avec l’activité de l’entreprise
• Assurer la gestion de la propreté/hygiène des locaux (bureaux, cuisine, hall, toilettes, salle de réunions, …) et les contacts avec la société de nettoyage

Gestion de l’administration du personnel (payroll) :

 Conformément à la législation en vigueur et en coordination avec le secrétariat social, assurer : 

• La gestion administrative des contrats de travail et le suivi des dossiers, la tenue d’un tableau de bord / fiches signalétiques du personnel, le suivi des dossiers, …
• La supervision et le suivi des prestations du personnel ouvrier, employé et intérimaire ;
• La constitution et le suivi des dossiers de maladies et d’accidents de travail ;
• Le calcul des salaires et appointements,…
• La gestion des contacts avec les agences d’intérim et des contrats des intérimaires ;
• L’établissement et la distribution des documents sociaux ;
• La gestion de tous type d’autres documents et /ou de dossiers GRH ;
• …

Gestion comptable et financière (aide-comptable) 

• Établir les factures de vente
• En coordination avec la Fiduciaire, enregistrer les factures de ventes, d’achats,…

• Réconcilier les relevés des cartes de crédit, des cartes carburant
• Suivre les créances clients
• Suivre les échéances des créances fournisseurs et préparer les paiements ;
• Classer/archiver (physiquement/électroniquement) les pièces comptables ;
• Établir et gérer les liens entre les différents logiciels (CRM, devis, facturation, banques, …),
• … 

Gestion administrative

• Assurer le suivi et informer des besoins de révision :
  • Des contrats d’achats de matières, produits, matériaux, équipements/machines de chantier, PC’s et périphériques, …
  • Des contrats d’entretien
• De tous les contrats d’assurances 
• Des contrats de fourniture d’énergies
• Des contrats de télécommunication
• Assurer la gestion des dossiers d’enquêtes périodiques : environnement, déchets, enquête structurelle, …
• Assurer la gestion / suivi des contrats de leasing / renting des véhicules ;
• Gérer la flotte de véhicules 
• …

Cette description de fonction n’est pas limitative

Votre profil :

Niveau de formation : 

Idéalement, bachelier professionnalisant/gradué en secrétariat de direction ou de traducteur / interprète idéalement complétée d’une formation en gestion du personnel et/ou en comptabilité ou d’une expérience équivalente.

Expérience professionnelle : 

Minimum 5 ans d’expérience dans une fonction similaire idéalement acquise dans une PME, un département comptable/fiduciaire, un département RH/secrétariat social, …

Compétences professionnelles :

• Entièrement apte à gérer son périmètre :
• Être rigoureux dans les processus de gestion.
• Bonnes aptitudes à la gestion, la communication, l’écoute.
• Capable d’agir avec autonomie dans le cadre de sa fonction et de prendre des initiatives appropriées.
• Esprit d’équipe et excellentes aptitudes relationnelles.
• Capacité à anticiper et apprécier la charge de travail pour la planifier.
• Apte à hiérarchiser l’urgence des demandes.
• Apte à accepter des imprévus et à rechercher des solutions.
• Bonne connaissance des outils bureautiques et MS Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint, …) et Internet.
• Idéalement, la connaissance de logiciel de gestion comptable (HORUS).
• Langues : français.
• …

Qualités personnelles  : 

• Diplomatie, fiabilité, honnêteté et intégrité de conduite, respect de la confidentialité des informations traitées.
• Flexible, structuré, ordonné et consciencieux.
• Diplomatie, fermeté, feeling, tact.
• Sens des responsabilités, rigueur, pragmatisme et réceptivité.
• Bonne présentation personnelle.
• Dynamisme, sens du service et résistance au stress.

Lieu de travail : au siège de l'entreprise

Déplacements : déplacements ponctuels (± 5 % par an).